Quel logiciel de GED pour mon projet ?

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Vous recherchez l’outil parfait pour gérer les documents de votre entreprise ? La GED peut vous aider dans cette démarche, c’est d’ailleurs le moyen par excellence pour digitaliser son entreprise. On peut penser que choisir une solution GED est simple comme bonjour, mais c’est faux ! Il y a une vraie stratégie à mettre en place afin d’utiliser un logiciel de GED adapté aux besoins de votre entreprise. Comment choisir son logiciel ? Dans cet article, nous allons vous donner toutes les clés pour bien choisir votre logiciel de GED. Êtes-vous prêts ?

Sommaire

Qu'est-ce que la GED ?

Il est inconcevable de se lancer dans la GED sans comprendre précisément ce que c’est. La GED, ou Gestion électronique de Documents, c’est le fait de dématérialiser le format papier. Imaginez tous vos documents stockés dans une seule et même plateforme. Alors qu’autrefois la mode était aux dossiers colorés qui décorent le bureau, aujourd’hui on préfère le digital. Un logiciel de GED est là pour vous aider à vous débarrasser du papier afin de mieux gérer vos documents et gagner du temps sur la recherche de documents. De plus en plus d’entreprises se lancent dans la GED avec des motivations différentes :

  • Gagner du temps sur la recherche et la gestion des documents
  • Faire des économies sur le papier et sur l’encre
  • Favoriser le travail collaboratif
  • Avoir un accès simplifié et sécurisé aux documents
  • Faire un geste pour la planète en réduisant le papier

On constate qu’il existe mille et une raisons de se lancer dans la GED, mais encore faut-il trouver chaussure à son pied. Comment faire pour trouver le logiciel de GED répondant à toutes vos attentes ? La réponse est juste en dessous !

Logiciel de GED : les étapes à suivre pour bien choisir

Vous êtes impatients de découvrir les étapes pour choisir votre logiciel de GED ? On s’en doute ! Voici les trois clés nécessaires pour trouver la perle rare des logiciels de GED :

#1 Définir vos besoins

La première chose à faire, c’est de définir vos besoins. Imaginer ce dont votre entreprise à besoin pour mieux travailler et pour évoluer. Si vous songez à vous lancer dans la GED, c’est certainement parce que votre entreprise a besoin d’une meilleure organisation des documents. Il est conseillé d’organiser une réunion avec vos collaborateurs afin de déterminer les besoins précis de chaque service, ce qui vous donnera des pistes sérieuses pour choisir votre logiciel.

#2 Définir vos objectifs

Une fois que vos besoins ont été posés, il est temps de passer aux objectifs. Quels sont les objectifs de votre entreprise ? Encore une fois, il est sage de discuter de ce sujet lors d’une réunion générale avec vos équipes pour déterminer la manière vers laquelle vous souhaitez faire évoluer l’entreprise.

#3 Vous poser les bonnes questions

Vos besoins ? Check ! Vos objectifs ? Check ! Reste plus qu’à préparer une petite liste de questions et vérifier si les différents logiciels de GED peuvent répondre à ces questions. Si tel est le cas, vous avez peut-être trouver le logiciel de vos rêves. 

Nos conseils

Maintenant que vous avez défini vos besoins et vos objectifs, vous êtes prêts pour rechercher votre logiciel de GED. Comme on est sympas, on va vous donner quelques bons conseils pour trouver à coup sûr la solution qui vous convient. 

#1 Utiliser un logiciel spécialisé dans votre secteur

Le saviez-vous ? Il existe de nombreux logiciels de GED spécialisés dans le secteur du BTP. On vous conseille vivement de choisir ce type de logiciels car ils connaissent parfaitement votre secteur : les problématiques, le fonctionnement, les besoins, etc. Il sera donc plus simple pour vous de vous familiariser avec ce type d’outil plutôt qu’un logiciel de GED généraliste. 

#2 Privilégier un logiciel qui possède un bon suivi client

Avoir un bon logiciel c’est bien, mais avec un bon suivi client c’est mieux ! On le sait, se lancer dans le digital n’est pas une évidence pour tout le monde, c’est pourquoi il est important d’être bien encadré. Avoir des professionnels vers qui se tourner en cas de pépin, c’est essentiel. Notre deuxième conseil est donc de choisir un logiciel de GED qui propose un bon suivi client. 

Pour résumer

En bref, la GED est un outil indispensable lorsqu’on souhaite digitaliser son entreprise. C’est un moyen de mieux organiser son travail et de ne pas perdre du temps dans la recherche de documents. Il existe tout un tas de logiciels de GED, reste à savoir lequel répondra le mieux à vos besoins. Pour trouver le meilleur logiciel de GED, il y a quelques étapes à respecter et des questions à se poser. Avant de commencer vos recherches, il est conseillé de prévoir des réunions avec vos équipes afin de poser sur la table les besoins et les objectifs de l’entreprise. Vous avez déterminé vos besoins et vos objectifs ? Super, il est temps de passer à la phase de recherche. Comme expliqué plus haut, on vous conseille d’opter pour un logiciel spécialisé dans votre secteur, dans notre cas, le BTP. Croyez-le ou non, mais il existe de nombreux logiciels de GED spécialisés dans le bâtiment, comme WIZZCAD. Ces logiciels spécialisés connaissent bien votre activité et sauront répondre parfaitement à vos besoins. Notre deuxième conseil, c’est de choisir un logiciel qui possède un bon service client en cas de problème avec l’utilisation de la solution. Certains éditeurs peuvent même prévoir des formations pour prendre en main l’outil.

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