5 bonnes raisons d'aimer la gestion électronique de documents

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Vous hésitez à vous lancer dans la GED mais vous émettez quelques réserves à ce sujet ? Le GED vous fait peur ? En effet, la gestion électronique de documents représente un grand changement dans votre entreprise. On le sait, passer du format papier au format digital n’est pas une mince affaire pour une entreprise. C’est un grand chamboulement qui touche tous vos collaborateurs. La gestion électronique de documents, ce sont de nouvelles habitudes à adopter pour mieux travailler. Découvrons ensemble quelles sont les 5 bonnes raisons de passer à la GED. Spoiler alert ! La GED c’est un bon moyen de gagner du temps et de l’argent. 

Sommaire

La GED, c'est quoi au juste ?

Comment pouvons-nous aborder les 5 bonnes raisons d’adopter la GED si sa définition n’est pas claire pour vous ? Commençons par le commencement, à savoir, une définition simple de la GED. La gestion électronique de documents, c’est dématérialiser le format papier afin d’en finir avec les dossiers volumineux qui décorent votre bureau. Comme son nom l’indique, la GED, c’est la possibilité de digitaliser votre entreprise pour une meilleure organisation. La GED permet de stocker, organiser, gérer et partager tous les documents d’une entreprise. Dans notre secteur qu’est le BTP, il est possible d’y déposer ses visas, maquettes, plans, documents juridiques, administratifs ou financiers.

Les 5 bonnes raisons

Maintenant que l’on connaît la définition de la GED sur le bout des doigts, il est temps de passer aux 5 bonnes raisons de passer à la GED.

# Gain de temps et d'argent

La bonne raison numéro 1, c’est que la GED permet de gagner du temps et de gagner de l’argent. On s’explique : vous ne perdez plus un temps fou à rechercher un document caché dans ces nombreux dossiers. Le digital arrive pour simplifier le stockage des données et pour retrouver plus facilement ces données. Puisque vous gagnez un temps fou sur la gestion de vos documents, vous devenez plus productif sur le terrain, ce qui fait avancer votre projet plus rapidement. Ainsi, le risque de perdre de l’argent en raison d’un allongement des délais de travaux est écarté. Autre détail : abandonner le format papier vous fait économiser le papier et l’encre, un budget qui n’est pas à négliger. 

# Sécurisation des données

Alors qu’avec le format papier, les feuilles peuvent se perdre, s’abîmer, se faire voler ou être lues par des yeux mal intentionnés. Avec la GED, plus aucun risque de perdre ou d’abîmer ses documents car ils sont dématérialisés. De plus, pour accéder à vos documents, vous devez renseigner votre identifiant et votre mot de passe, une sécurité supplémentaire qui conserve la confidentialité de votre entreprise. 

# Partage simplifié des données

Pour partager vos documents avec vos collègues, rien de plus simple ! Avec le format papier, il faut voir physiquement un collaborateur pour lui montrer un document. La GED permet un partage des données simplifié. Chaque collaborateur a son propre accès à la plateforme digitale et tout le monde peut accéder aux documents. Il s’agit encore une fois d’un gain de temps monumental pour se concentrer sur l’essentiel : votre projet.

# Centralisation des données

Tous les documents relatifs à votre entreprise et à votre projet se trouvent dans le logiciel GED. Tous ces documents se trouvent au moment endroit, ils sont donc plus faciles à retrouver. Ces fichiers sont rangés dans différents dossiers, ce qui permet une organisation optimale. On le sait, l’organisation est une qualité indispensable dans la réussite d’un projet. En gros, la GED vous offre la possibilité d’être mieux organisé afin de mener à bien tous vos projets. 

# Un geste pour la planète

Objectif zéro papier atteint avec la GED ! Oui, le fait de dématérialiser vos documents vous permet de dire au revoir à la paperasse. Un beau geste pour notre planète car moins de papier, c’est moins de gaspillage et plus d’arbres dans nos forêts. Si vous souhaitez rendre plus verte votre entreprise, la première chose à faire c’est de passer à la GED.

Et si on récapitulait ?

Pour récapituler, les 5 bonnes raisons d’aimer la GED c’est qu’elle permet de gagner du temps et de l’argent, de sécuriser, de partager et de centraliser les données facilement, mais aussi de faire un geste écolo pour la planète. En bref, la GED c’est un bon moyen de se débarrasser du papier et de mieux organiser son travail. Évidemment, la GED a ses avantages et ses inconvénients, on l’a d’ailleurs vu dans un article précédent. Mais le gros point positif de la GED c’est qu’elle invite au travail collaboratif. Comme on dit, « ensemble on est plus fort » !

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