La GED, ses avantages et ses inconvénients

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Vous hésitez à mettre en place une Gestion Electronique des Documents dans votre entreprise ? La GED est une solution très pratique pour dématérialiser tous ses documents, qu’ils soient administratifs ou juridiques. Les plans, les maquettes ou les visas, tous ces documents se retrouvent dans une plateforme digitale. Mais comme tout, la GED possède aussi son lot d’inconvénients. Si vous souhaitez vous lancer dans la GED, voici un article qui vous propose un tour d’horizon des “pours” et des “contres” de la GED. Si à la fin de ce sujet vous n’avez pas fait votre choix, relisez le !

Sommaire

Les avantages

Petite piqûre de rappel : la GED, ou Gestion Électronique de Documents, c’est le fait de numériser absolument tous les documents de son entreprise. Ces documents (visas, plans, maquettes, documents administratifs, documents juridiques, etc.) sont stockés dans un logiciel où l’utilisateur peut gérer et partager ces fichiers. 

 

Gagner du temps et de l'argent

Tout le monde cherche à gagner du temps dans son travail. Comme le temps c’est de l’argent, l’équation veut que si on gagne du temps, on gagne aussi de l’argent. Mais comment la GED vous permet un gain de temps et d’argent ? On le sait, le format papier produit de très gros volumes de documents qu’il faut trier et chercher à longueur de journée. La GED permet l’automatisation et la gestion de ces documents, un gain de temps non négligeable qui vous permet d’être plus productif sur le terrain. 

La GED vous aide aussi à réduire les coûts ! Un atout qui fait toute la différence, surtout dans un monde où la moindre économie est bonne à prendre. Avec la GED, on supprime les coûts d’impression (encre, papier), ce qui allège fortement le budget au cours d’une année. Faisons un peu de calculs : une rame de papiers A4 coûte environ 20 euros et un lot d’encres 100 euros. Partons du fait que la rame de papier et le lot d’encres vous tiennent 1 mois, sur l’année vous pouvez économiser 1440 euros. 

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Sécuriser les données

Alors que la feuille de papier peut se perdre ou s’abîmer, la GED vous permet de stocker ces documents en lieu sûr. Non seulement, le risque de perdre ses documents est écarté, mais les logiciels GED sont sécurisés. Vous avez besoin de fournir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à vos fichiers. Encore un point en faveur de la GED qui conserve la confidentialité des documents. 

    Partage des données

    Autre avantage de la GED, elle permet de partager vos documents avec vos collaborateurs. Chaque collaborateur possède un compte, il est donc facile de partager les documents avec eux. Avec le format papier, il faut aller à la rencontre de la personne concernée pour partager le document. Encore une fois, la GED aide à simplifier les process et à gagner du temps. 

      Un geste écolo

      Puisqu’avec la GED on supprime le papier et l’encre, on entre dans une ère plus verte. Oui, la GED aide aussi les entreprises à être plus respectueuses de l’environnement en évitant l’utilisation du papier. Le fait de dématérialiser une partie ou l’intégralité de ses documents est un bon geste écolo à adopter !

       

       

       

       

      Les inconvénients

      Comme tout, la GED possède de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients. Pour vous faire une idée générale du produit, il est important de voir ses bons et ses mauvais côtés. Nous avons fait le tour des avantages, il est temps de passer aux inconvénients. 

        Former ses collaborateurs

        La GED, c’est un gain de temps monumental… à condition de savoir s’en servir ! Lorsque vous optez pour un logiciel de GED, il faut aussi penser à former toutes vos équipes pour qu’elles puissent maîtriser l’outil. Il est donc essentiel de prendre du temps pour organiser une formation et d’accompagner vos collaborateurs dans cette transition digitale. On le sait, nous n’avons pas tous les mêmes facilités avec l’outil digital, il est probable que certains de vos collaborateurs prennent plus de temps à adopter l’outil. 

          S'équiper d'appareils plus performants

          La GED, c’est bien, mais avec les bons outils c’est mieux. C’est pourquoi il faudra éventuellement songer à changer votre parc informatique pour des ordinateurs, des tablettes et des smartphones plus performants. Des frais supplémentaires qui ne conviennent pas à tous les budgets. On peut voir l’outil GED comme un investissement sur du long terme.  

            Risque de hacking

            Vous allez me dire “mais juste avant vous disiez que les documents sont sécurisés” ! Oui, c’est le cas, mais comme tout logiciel qui se respecte, il n’est pas à l’abri de se faire hacker par une personne mal intentionnée. Pour palier comme vous le pouvez à ce risque, la meilleure solution qui s’offre à vous est de créer un mot de passe difficile, avec des majuscules, les chiffres et des caractères spéciaux. Aussi, ne jamais communiquer votre mot de passe et soyez vigilant lorsque vous vous connectez. En effectuant ces petits gestes, vous limitez le risque de vous faire hacker. 

              Pour résumer

              Si on résume la situation, la GED est un outil qui possède de nombreux avantages, mais aussi certains inconvénients. Pour y voir plus clair, les principaux avantages et inconvénients à posséder un logiciel GED sont :

                Les avantages 

                • Un gain de temps et d’argent
                • Une sécurisation des données 
                • Un partage simple des données
                • Un geste écolo pour la planète

                Les inconvénients

                • Former ses collaborateurs
                • Changer son parc informatique
                • Risque de se faire hacker
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