Comment utiliser un logiciel GED ?

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Le logiciel GED est-ce l’avenir du BTP ? On remarque que de plus en plus d’entreprises du bâtiment délaissent le papier et le stylo pour passer au digital. Et pour cause, il s’agit d’un moyen particulièrement efficace de travailler. Moins de paperasse, donc plus de temps sur le terrain et une meilleure organisation des tâches. La GED a beaucoup à offrir au monde du BTP, mais comment s’utilise-t-elle au quotidien ? Vous souhaitez vous lancer dans l’aventure GED mais vous émettez quelques réserves ? Vous êtes au bon endroit pour en savoir plus sur la gestion électronique de documents ! Pas de panique, on va commencer tout en douceur avec une définition claire de la GED, puis on passera petit à petit aux choses sérieuses. 

Sommaire

Qu'est-ce que la GED ?

Dans le monde de la gestion de projet, on entend beaucoup ce terme, mais que signifie t-il vraiment ? Pour vous la faire courte, la GED c’est le fait de dématérialiser tous vos documents. Vos plans, vos visas et tous vos documents administratifs se retrouvent dans un seul et même endroit. On a déjà vu les avantages et les inconvénients de la GED, mais pour citer l’un de ses principaux avantages : un gain de temps incroyable. Vous passez moins de temps à chercher vos documents parmi la tonne de dossiers qui décorent votre bureau. Pour résumer, la GED est un logiciel qui regroupe tous vos documents : visas, plans, documents administratifs, juridiques ou financiers. 

    Choisir son logiciel GED

    Des logiciels GED, il y en a des tonnes, mais lequel sera le plus adapté à vos besoins ? Choisir le bon logiciel n’est pas une mince affaire ! Pour vous aider à faire le bon choix, il y a plusieurs questions à se poser :

    • Quels sont mes besoins
    • Comment je souhaite faire évoluer mon entreprise

    Lorsque vous aurez répondu à ces deux questions, vous aurez plus de facilité à trouver une solution qui matche parfaitement avec vos besoins et vos objectifs. Ensuite, il est conseillé de choisir un logiciel spécialisé dans votre secteur, dans notre cas, le BTP. 

    Logiciel GED : les étapes à suivre

    Vous avez choisi votre logiciel, reste plus qu’à le mettre en place dans votre entreprise. Cette phase est sans doute la plus délicate car il va falloir :

    • S’équiper
    • Former ses collaborateurs
    • Dématérialiser ses documents papiers 

    Vous apprendrez qu’il ne suffit pas d’un bon logiciel pour dire au revoir au documents papiers. En effet, il reste quelques étapes supplémentaires avant de se séparer définitivement du papier dans votre entreprise. Ces trois étapes ci–dessus, sont essentielles pour utiliser le logiciel GED dans de bonnes conditions. Sans bons équipements et sans formation de vos équipes, le logiciel GED ne sera pas efficace. 

      # S'équiper

      Pour accueillir comme il se doit votre nouvel outil digital, mieux vaut utiliser un appareil performant. Si vos ordinateurs, vos tablettes ou vos smartphones se font vieux, vous ne pourrez pas exploiter toutes les fonctionnalités de votre logiciel. Il est conseillé d’utiliser un matériel informatique performant pour un logiciel GED. Oui, ce sont des coûts supplémentaires pour une entreprise mais voyez-le comme un investissement à long terme. 

        # Former ses collaborateurs

        Puisqu’avec la GED on supprime le papier et l’encre, on entre dans une ère plus verte. Oui, la GED aide aussi les entreprises à être plus respectueuses de l’environnement en évitant l’utilisation du papier. Le fait de dématérialiser une partie ou l’intégralité de ses documents est un bon geste écolo à adopter !

          # Dématérialiser ses documents papiers

          C’est bon, vous êtes parés pour vous lancer dans la dématérialisation de vos documents ! Vous pouvez mettre de côté vos feuilles de papier et vos stylos, ils ne seront plus utiles dans votre travail. Quand on se digitalise, il faut le faire d’un coup, comme pour enlever un pansement. Dès que le logiciel est installé, c’est le moment de passer au digital et de ne plus utiliser les documents papiers. 

            Pour résumer

            Aller ! Remettons les choses à plat concernant le logiciel GED. La première chose à faire, c’est comprendre ses besoins et savoir où vous souhaitez emmener votre entreprise. Lorsque vos besoins et vos objectifs sont posés, vous trouverez naturellement le logiciel GED le plus adapté à votre entreprise. Attention, ce n’est pas parce que vous avez un super logiciel GED que les choses vont évoluer d’un coup, il va falloir travailler un peu. La première chose à faire, c’est prévoir des appareils performants, puis former ses équipes à l’utilisation du logiciel. Ensuite, vous pouvez commencer à dématérialiser doucement vos documents. Autre élément important : ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui ! Changez vos habitudes d’un coup en utilisant le logiciel, sinon vous risquez d’utiliser à la fois le papier et le digital, ce qui, au lieu de vous simplifier la vie, vous ajoutera une charge de travail supplémentaire. 

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