GED : définition de la gestion électronique des données !

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Le secteur du bâtiment se digitalise de plus en plus pour mieux s’organiser. On le sait, l’organisation est la clé de la réussite, surtout dans un secteur où tout doit être réglé comme du papier à musique. On remarque aussi que le format papier devient de plus en plus rare sur les chantiers. Oui, les pros de la construction troquent leur bonne vieille feuille de papier pour un Le papier se perd, se tâche et s’abîme, c’est pourquoi il est primordial de trouver un moyen de stocker ses documents en lieu sûr ? Vous l’auriez deviné, le lieu le plus sûr, c’est le “cloud”. La GED (gestion électronique de documents) connaît beaucoup de succès dans le milieu de la construction. Mais la GED, qu’est-ce que c’est ? Une chose est sûre, vous êtes au bon endroit pour le découvrir. 

Sommaire

Qu'est-ce que la GED ?

La GED, c’est la gestion électronique de documents, elle permet de stocker, gérer et partager tous les documents d’une entreprise. Pour les anglophones, on appelle ce procédé l’EDM – Electronic Document Management ou encore le DMS – Document Management System. Si vous avez vu passé le terme ECM, il signifie Entreprise Content Management, un programme qui regroupe tous les contenus de l’entreprise. La cousine germaine de la GED, c’est la GEIDE (Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise). La GEIDE permet de dématérialiser absolument tous les documents de l’entreprise par le biais d’échanges électroniques.

A quoi sert la GED dans le bâtiment ?

La GED, c’est dématérialiser les documents ! Qu’il s’agisse des visas, des plans, des maquettes ou de documents administratifs en tout genre. Grâce à la GED, ces documents sont stockés dans un logiciel. Les logiciels GED ne se contentent pas de stocker des documents en lieu sûr, ils permettent aussi de gérer ces documents et de les partager. Comme son nom l’indique, la GED s’occupe de la gestion électronique de documents. Alors qu’autrefois les documents étaient stockés dans des dossiers cartonnés qui prenaient de plus en plus de place dans un bureau, aujourd’hui l’ère digitale a pris de dessus. Le monde de la construction, la GED est devenu un outil indispensable pour permettre une meilleure organisation du projet et optimiser les process administratifs.

Pourquoi et comment utiliser la GED ?

Commençons par le commencement ! La GED s’utilise sur un ordinateur, sur une tablette ou sur un smartphone. L’avantage c’est qu’on peut l’utiliser en mobilité, vous pouvez donc accéder à vos documents même sur chantier. Il s’agit d’un logiciel qui permet à toutes vos données sont stockées, gérées et partagées. Pourquoi utiliser la GED sur vos chantiers ?

Car c’est un outil qui permet de gagner du temps sur un projet. Contrairement au format papier, la GED permet un partage de documents bien plus rapide. L’information circule plus vite, ce qui, in fine, accélère l’avancement du projet.

GED : quel logiciel utiliser ?

Un bon logiciel GED, c’est un logiciel qui est spécialisé dans votre domaine !  Dans notre cas, nous allons privilégier des logiciels experts dans le BTP. Si vous vous demandez pourquoi, la réponse est simple : ils connaissent votre secteur d’activité sur le bout des doigts. Vos besoins sont compris par ces éditeurs qui adaptent l’outil en fonction de votre activité, un bel avantage pour vous.  

 
 
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