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GED gratuit : les logiciels et leurs limites !

2 novembre 2021
par Cyril Perrin

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Vous êtes une jeune entreprise et vous souhaitez vous lancer dans la GED sans vous ruiner ? C’est possible ! La plupart du temps, ces solutions GED sont payantes, mais en cherchant bien, on peut trouver de la GED gratuite. Si en tapant “GED gratuit” sur Google vous vous sentez un peu perdu, vous êtes au bon endroit pour trouver de la GED gratuite qui pourra répondre à vos besoins. Quels sont ces logiciels et quelles sont leurs limites ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le monde du logiciel GED gratuit.

La GED, c'est quoi ?

La GED permet aux entreprises de dématérialiser leurs documents. C’est un excellent moyen de commencer à digitaliser son entreprise et de dire au revoir au papier. Dans notre secteur qu’est le bâtiment, il existe tout un tas de documents à dématérialiser, notamment les plans, les visas et autres documents administratifs. Le monde du BTP a d’autant plus besoin de se digitaliser pour mieux s’organiser et gagner du temps sur les tâches administratives bien trop chronophages.

Quels sont les avantages de la GED ?

La GED possède de nombreux avantages, notamment pour le secteur du bâtiment qui demande une organisation hors pair.

#1 Gagner du temps

La GED fait gagner du temps sur la recherche de documents. On s’explique : tous les documents sont stockés dans une seule et même solution. Plus besoin de chercher pendant des heures un document classé dans l’un des nombreux dossiers qui décorent votre bureau.

#2 Gagner de l'argent

La GED permet de faire de belles économies sur le papier et l’encre. Alors qu’autrefois vous imprimiez à longueur de journée, avec la GED, tout est dématérialisé, ce qui allège la facture d’encre et de papier.

#3 Faire un geste écolo

Réduire les déchets est au cœur des préoccupations de nombreuses entreprises. La GED nous aide à changer nos mauvaises habitudes en réduisant notre consommation de papier. Un beau geste pour notre planète !

#4 Être plus productif

Vous ne perdez plus de temps avec la paperasse, ce qui vous laisse plus de temps pour être productif sur le terrain. Sans compter le fait que la GED favorise grandement le travail collaboratif. Le partage des données est facilité et l’information circule plus vite.

Quels sont les logiciels GED gratuits ?

Certains logiciels GED peuvent s’utiliser gratuitement. Une bonne nouvelle pour les jeunes entreprises qui veulent se digitaliser à moindre coût. Si vous avez du mal mettre la main sur de la GED gratuite, voici une petite sélection de logiciels :

#1 Open Doc Man

Il s’agit d’un logiciel GED qui s’utilise exclusivement sur navigateur. Ce logiciel est connu pour être particulièrement simple d’utilisation. Il existe aussi une version payante de l’outil qui propose davantage de possibilités.

#2 Alfresco

Ce logiciel GED gratuit propose de nombreuses possibilités. Le “hic” c’est que toutes ces possibilités rendent l’outil difficile à comprendre.

#3 Nuxeo

Un logiciel fait pour vous faire gagner du temps sur la recherche de documents. Un outil plutôt simple d’utilisation pour les personnes habituées au numérique.

#4 Knowledge Tree

Knowledge Tree est un logiciel GED connu dans le domaine de la gestion électronique de documents. Un outil aux fonctionnalités professionnelles qui n’est cependant pas simple d’utilisation.

#5 Feng Office

Vous le connaissez peut-être sous son ancien nom : Open Goo. Il s’agit d’un logiciel conçu pour mettre en avant le travail collaboratif. Cet outil permet de partager facilement les informations entre collaborateurs.

GED gratuit : quelles sont les limites ?

La principale limite que possèdent ces logiciels GED gratuits, c’est un manque d’intuitivité. En effet, ces outils sont assez compliqués à utiliser, les éditeurs ne mettent pas assez l’accent sur l’expérience utilisateur. On le sait, digitaliser son entreprise n’est déjà pas une mince affaire, donc si le logiciel est compliqué à utiliser, cela risque d’en décourager plus d’un. Aussi, la plupart de ces logiciels possèdent une version gratuite et une version premium. Le but est évidemment que vous souscriviez une version premium, ce qui risque de créer de la frustration quant au manque de fonctionnalités.

Pour résumer

Si on résume la situation, l’utilisation d’un logiciel GED gratuit est parfait pour une jeune entreprise qui se lance. Cet outil gratuit permet à l’entreprise de se digitaliser sans se ruiner. Pour trouver un logiciel gratuit, il faut fouiller un peu sur internet, mais il s’agit, la plupart du temps, de logiciels payants qui proposent une partie gratuite. Par ailleurs, ces outils ne sont pas parfaits, ils sont assez difficiles d’utilisation et ne permettent pas de travailler de façon complète. A termes, il est sage d’utiliser un logiciel payant qui sera plus “user-friendly” et offrira un panel de fonctionnalités plus complet. Cependant, un logiciel GED gratuit est particulièrement intéressant lors des débuts d’une entreprise, pour se lancer dans le digital.