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Organiser une réunion de chantier, comment s'y prendre ?

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En tant que maître d’ouvrage, vous devez organiser des réunions de chantier de façon régulière. Ces réunions sont importantes car elles permettent d’observer l’avancement des travaux et de discuter, avec les différents corps de métier des tâches à effectuer. On ne le dira jamais assez, la communication est la clé de toutes les réussites. Une communication fluide c’est l’assurance d’un chantier pro et heureux. Pour bien communiquer il est nécessaire d’écouter mais aussi de se faire écouter. Vous organisez une réunion mais ne savez pas comment vous y prendre ? Découvrez vite comment organiser la parfaite réunion de chantier. 

Une réunion de chantier, à quoi sert-elle ?

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C’est simple, une réunion de chantier permet de remettre les choses à plat concernant le déroulement des travaux. Une réunion est la meilleure façon de savoir clairement où en est le chantier et qui avance sur quoi. Elle permet de mettre en relation tous les acteurs du chantier afin d’anticiper les retards et imprévus. Accompagné de son suivi de chantier, le maître d’ouvrage s’assure du bon déroulement des travaux. Généralement, cette réunion se conclut par une visite du chantier. Lors de cette visite, il est conseillé de s’assurer du respect des règles de sécurité et de vérifier si les équipements fonctionnent correctement. 

      Réunion de chantier, comment ça se passe ?

      En règle générale, la réunion a lieu sur le site du chantier. On y retrouve les entreprises sous-traitantes, le conducteur de travaux, le chef de chantier et même les clients. Tel un Monsieur le Loyal, le maître d’ouvrage anime cette réunion du début jusqu’à la fin. Il n’est pas rare que ce type de réunion s’éternise, c’est pourquoi le maître d’ouvrage doit bien la préparer. Avant la réunion, le maître d’ouvrage a du pain sur la planche pour organiser le déroulé du rendez-vous. Il est important de ne rien laisser au hasard car ces réunions permettent d’avancer sur le projet, mais aussi de présenter l’avancement des travaux aux clients. Donner une bonne image à ses clients est primordial, la réunion de chantier est le moment opportun pour montrer à vos clients que vous êtes à la hauteur de leurs attentes. Afin de d’obtenir la confiance absolue de vos clients, il n’y a pas de secret : réussir votre réunion de chantier !

      Une réunion de chantier, comment la préparer ?

      Tout comme le planning chantier, une réunion demande une certaine organisation. Il est totalement inconcevable de faire une réunion sans la préparer en amont. Préparer une réunion permet de gagner du temps en allant à l’essentiel. Dans un premier temps, il faut établir un ordre du jour, indispensable pour orchestrer la réunion. Pour vous aider dans cette lourde tâche, utilisez un outil de planification adapté à vos besoins pour vous aider à structurer votre réunion. Pour le reste, voici les ingrédients pour obtenir la parfaite réunion de chantier :

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        • Choisir un jour dans la semaine pour faire la réunion, par exemple les mardis
        • Demander aux personnes présentes d’être ponctuelles
        • Définir une heure précise de début et de fin
        • Privilégier les sujets qui concernent l’ensemble des personnes présentes, notamment les problèmes rencontrés. 
        • Mettre à l’aise l’assemblée afin de les inciter à participer

        Pour savoir si votre réunion est réussie, il suffit de vous poser une seule question : est-ce que je sais précisément où en est l’avancement des travaux ? Si à la fin de la réunion vous êtes en mesure d’y répondre, c’est que la réunion a été efficace. Pendant la réunion, il est conseillé de noter toutes les idées que vous entendez. Ces notes seront utiles pour rédiger le compte-rendu. Le compte-rendu de la réunion de chantier est à envoyer à tous les responsables, il doit contenir tout ce qui s’est dit lors de la réunion. Pour bien préparer sa réunion, il est conseillé de vous munir d’un logiciel planning qui vous aidera à y voir plus clair sur l’avancement du chantier.

          Et vous, comment organisez-vous votre réunion de chantier ?

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