Utiliser la GED dans mon projet de construction

GED
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La GED ou Gestion Electronique de Documents est un système informatique permettant de gérer toute sa paperasse grâce au digital. Une solution qui se présente généralement sous forme d’application pour tablette ou smartphone. Utiliser la GED, c’est dire au revoir aux feuilles de papier que l’on peut trop facilement égarer ou détériorer. L’outil GED devient indispensable pour réussir son projet, notamment dans le secteur du bâtiment qui demande une grande organisation. Vous vous demandez comment l’utiliser sur votre projet ? Vous êtes au bon endroit ! On vous explique tout sur la GED et comment l’utiliser sur votre projet. 

Sommaire

Qu'est-ce que la GED ?

Pour vous la faire courte, la GED ou EDM (Electronic Document Management) c’est la dématérialisation des documents. C’est une manière efficace et écologique de délaisser la version papier. Oui, car le papier se perd, le papier s’abîme et le papier fait du mal à notre belle planète. A l’heure où tout se digitalise, il est temps pour le BTP de digitaliser ses process et ça commence par la numérisation des documents : les plans, les visas, les documents administratifs ou juridiques et les maquettes.

GED : comment s’utilise t-elle ?

Maintenant que l’on sait ce qu’est la GED, il est temps de se questionner sur son fonctionnement. Concrètement, comment s’utilise la GED ? Dans un premier temps, retenez les 4 principaux axes :

  • L’acquisition de données
  • Le stockage des données
  • La gestion des données
  • La diffusion des données

Avec votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, vous entrez des données (documents, plans, visas, etc.). Le logiciel GED stocke ces données et vous laisse la possibilité de gérer ces données en les modifiant ou en les supprimant comme bon vous semble. Ensuite, vous pouvez diffuser ces données et les partager avec vos collaborateurs en quelques clics. On comprend que la GED est la voie royale pour gagner du temps, notamment en facilitant le partage des données. 

 

Comment choisir son logiciel GED ?

Pour bien choisir son logiciel GED, il est conseillé de se tourner vers des éditeurs de logiciels spécialisés dans votre domaine, le BTP. En effet, il existe de nombreuses solutions digitales qui sont spécialement conçues pour un secteur en particulier. Mais avant toute chose, il est indispensable d’évaluer ses besoins avant de rechercher le logiciel parfait. De nombreuses solutions peuvent répondre à vos besoins, mais laquelle sera la mieux adaptée ? 

Afin de choisir la solution GED qui matche parfaitement avec votre entreprise, pensez à évaluer vos besoins et avoir une vision globale de l’évolution de votre entreprise. Dans quel sens souhaitez-vous faire évoluer votre entreprise ? En répondant à cette question, vous saurez vers quel outil vous approcher. Une fois avoir évalué vos besoins, procédez par élimination, vous trouverez naturellement la solution de vos rêves !

GED : les avantages et les inconvénients

Un logiciel de GED contient son lot d’avantages mais aussi d’inconvénients. Il est important de bien étudier les ces deux points avant de s’aventurer dans la GED. 

#1 Les avantages

L’avantage numéro 1 de la GED, c’est qu’elle permet de gagner du temps et de l’argent. On s’explique : vous gagnez du temps sur la recherche de documents car tous vos fichiers se trouvent au même endroit. Vous gagnez de l’argent car vous utilisez beaucoup moins de papier et d’encre, ce qui allège la facture. De plus, vos données sont sécurisés sur une plateforme disponible que pour vous et vos collaborateurs. La GED contribue au travail collaboratif en simplifiant le partage des documents. Pour finir, la GED possède l’avantage de tout dématérialiser, donc de réduire sa consommation de papier, un bon geste pour notre planète.

#2 Les inconvénients

Le premier inconvénient que présente la GED, c’est qu’il faut former ses collaborateurs à son utilisation. On le sait, le digital n’est pas une évidence pour tout le monde et pour que la GED soit efficace, elle doit être comprise par tous. Dans un deuxième temps, pour accueillir la GED comme il se doit, il est nécessaire de s’équiper d’appareils performants, donc de changer votre parc informatique si besoin. Changer vos tablettes, vos smartphones et vos ordinateurs ont un coût, mais il s’agit d’un investissement sur du long terme. Le troisième inconvénients est cependant plus rare : il s’agit du risque de hacking. 

GED : les logiciels gratuits

Si vous êtes une jeune entreprise sans beaucoup de moyens, il sera compliqué de vous équiper d’une GED complète. Mais la bonne nouvelle c’est qu’il existe des logiciels gratuits pouvant parfaitement répondre à vos besoins. Ces outils peuvent vous aider à lancer votre entreprise, mais ne sont pas complets. La plupart de ces outils sont payants mais permettent une version gratuite. Voici une petite sélection d’outils disponibles gratuitement :

#1 Open Doc Man

Ce logiciel GED gratuit s’utilise uniquement sur internet. Il est reconnu dans le milieu comme étant très simple d’utilisation. Cet outil existe aussi en version payante proposant d’avantage de fonctionnalités. 

#2 Alfresco

Alfresco propose de nombreuses possibilités, mais l’outil n’est pas facile à comprendre pour tout le monde. Si vous êtes novice dans le digital, il est conseillé d’opter pour un outil certes moins complet mais plus intuitif. 

#3 Nuxeo

Cet outil vous fait gagner du temps sur la recherche de documents et s’utilise de manière simple. Encore une fois, il est conseillé d’être déjà familier avec le digital pour une utilisation optimale. 

#4 Knowledge Tree

Knowledge Tree est un très bon outil de gestion de documents. Par ailleurs, cet outil professionnel n’est pas facile en termes d’utilisation. 

GED : la solution WIZZCAD

WIZZCAD possède un module GED qui permet de numériser :

  • Les documents techniques, administratifs, financiers et juridiques
  • Les images
  • Les plans 2D
  • Les maquettes 3D

Et bien plus encore comme par exemple les bordereaux ou les visas. Avec l’outil GED de WIZZCAD, vous pouvez numériser tous les documents de votre projet, ce qui constitue un gain de temps non négligeable. Le but de cette solution est de faciliter votre quotidien en abandonnant le papier bien trop chronophage. Vos documents sont stockés dans une seule et même plateforme et le partage des données est simple comme bonjour ! On le sait, le secteur de la construction est un milieu dans lequel il faut être organisé, c’est pourquoi le digital est intéressant afin d’optimiser les process pour une meilleure gestion. 

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